Hoe voorkom ik dat Copilot salarisinformatie toont?

Leon Bovendeur · 09 okt 2026

Om te voorkomen dat Microsoft Copilot salarisinformatie toont aan medewerkers die daar geen toegang toe horen te hebben, moet je de onderliggende toegangsrechten in Microsoft 365 correct inrichten. Copilot toont namelijk alleen informatie waartoe een gebruiker al toegang heeft. Het probleem zit dus niet in Copilot zelf, maar in hoe bestanden en mappen zijn beveiligd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit onderwerp, van de oorzaak tot de concrete instellingen die je als IT-beheerder kunt aanpassen.

Waarom kan Copilot überhaupt bij salarisinformatie?

Copilot kan bij salarisinformatie omdat de AI-assistent werkt op basis van de bestaande toegangsrechten in jouw Microsoft 365-omgeving. Als een bestand met salarisgegevens staat opgeslagen op een locatie waar een medewerker toegang toe heeft, zoals een gedeelde SharePoint-bibliotheek of een Teams-kanaal, dan kan Copilot die informatie ophalen en tonen in antwoord op een vraag.

Copilot doorzoekt actief de inhoud van bestanden, e-mails, chats en documenten waar de ingelogde gebruiker rechten op heeft. Dat is precies de kracht van de tool, maar het legt ook een zwakte bloot die veel organisaties zich niet realiseren: bestanden die ooit breed gedeeld zijn, maar eigenlijk vertrouwelijk hadden moeten blijven, zijn via Copilot ineens makkelijk vindbaar. Medewerkers hoeven niet eens te weten dat een bestand bestaat om het via een gerichte vraag aan Copilot boven water te krijgen.

Dit is geen fout van Copilot, maar een gevolg van jarenlang onbeheerde toegangsrechten. De introductie van Copilot maakt bestaande beveiligingsproblemen zichtbaarder en urgenter.

Welke bestanden en locaties vormen het grootste risico?

De grootste risico’s zitten in bestanden die breed toegankelijk zijn opgeslagen, maar gevoelige HR- of financiële informatie bevatten. Denk aan salarisoverzichten in Excel, arbeidscontracten in Word of beoordelingsverslagen die in een algemene SharePoint-bibliotheek of een breed gedeeld Teams-kanaal staan.

De meest risicovolle locaties zijn:

SharePoint-teamsites met brede leesrechten, waarbij bestanden ooit geüpload zijn zonder na te denken over wie er toegang toe heeft
OneDrive-mappen die gedeeld zijn met de hele organisatie, bijvoorbeeld via een “Iedereen”-link
Teams-kanalen zonder privacyinstelling, waarbij alle leden van een team automatisch toegang hebben tot alle bestanden
E-mailbijlagen die zijn opgeslagen in een gedeeld postvak, zoals een HR-mailbox die meerdere medewerkers beheren
Oudere netwerkmappen die zijn gemigreerd naar SharePoint zonder de originele rechtenstructuur te herzien

Een bijkomend risico vormen bestanden zonder duidelijke eigenaar. Als niemand weet wie verantwoordelijk is voor een document, wordt het zelden opgeschoond of opnieuw beveiligd. Juist die bestanden blijven jarenlang breed toegankelijk staan.

Hoe stel je de juiste toegangsrechten in voor gevoelige HR-data?

De juiste toegangsrechten voor gevoelige HR-data stel je in door het principe van minimale toegang toe te passen: een medewerker krijgt alleen toegang tot de informatie die nodig is voor zijn of haar functie. Voor salaris- en personeelsgegevens betekent dit in de praktijk dat je werkt met afgeschermde locaties die alleen toegankelijk zijn voor specifieke personen of rollen.

Concrete stappen om dit goed in te richten:

Maak een aparte SharePoint-site of bibliotheek aan voor HR-documenten, los van algemene teamsites
Stel op die locatie expliciete toegangsrechten in op basis van gebruikersgroepen in Microsoft Entra, bijvoorbeeld een groep “HR-medewerkers”
Verwijder overgeërfde rechten: controleer of bestanden geen rechten hebben geërfd van een bovenliggende map die breder toegankelijk is
Gebruik privékanalen in Teams als HR-documenten toch via Teams worden gedeeld, zodat alleen uitgenodigde leden toegang hebben
Controleer deellinks: verwijder “Iedereen met de link”-koppelingen op gevoelige bestanden en vervang ze door specifieke persoonlijke uitnodigingen

Toegangsrechten zijn geen eenmalige actie. Plan periodieke reviews in om te controleren of de rechtenstructuur nog klopt, zeker na personeelswisselingen of reorganisaties.

Kan Microsoft Purview voorkomen dat Copilot gevoelige data deelt?

Ja, Microsoft Purview kan een belangrijke rol spelen in het voorkomen dat Copilot gevoelige data deelt. Via Purview kun je gevoeligheidslabels toewijzen aan documenten en e-mails. Copilot houdt rekening met die labels en kan zo worden beperkt in het ophalen en tonen van als vertrouwelijk gemarkeerde inhoud.

Met Microsoft Purview Information Protection stel je labels in zoals “Vertrouwelijk” of “Strikt vertrouwelijk”. Bestanden met zo’n label kunnen worden geconfigureerd zodat Copilot ze niet samenvat of toont aan gebruikers zonder de juiste labelrechten. Daarnaast biedt Purview Data Loss Prevention (DLP) mogelijkheden om te voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld via chats of e-mails.

Belangrijk om te weten: Purview werkt het best als labels consistent worden toegepast. Als slechts een deel van de HR-documenten gelabeld is, blijven ongelabelde bestanden gewoon toegankelijk voor Copilot. Purview is een krachtig hulpmiddel, maar geen vervanging voor een goede basisrechtenstructuur. Beide maatregelen vullen elkaar aan.

Wat is een Copilot-readiness-audit en heb je die nodig?

Een Copilot-readiness-audit is een beoordeling van jouw Microsoft 365-omgeving om te bepalen of de toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en gegevensbeheerprocessen klaar zijn voor veilig gebruik van Copilot. De audit brengt in kaart welke gevoelige informatie onbedoeld toegankelijk is en welke risico’s er bestaan voordat je Copilot breed uitrolt.

Of je zo’n audit nodig hebt? Vrijwel altijd wel, zeker als je organisatie al een tijdje met Microsoft 365 werkt. In de praktijk zijn rechtenstructuren in de loop der jaren onbeheerd gegroeid. Bestanden zijn gedeeld met “Iedereen”, mappen zijn gemigreerd zonder rechtencontrole en niemand heeft een actueel overzicht van wie bij welke informatie kan.

Een readiness-audit geeft je inzicht in:

Welke bestanden breed toegankelijk zijn maar gevoelige informatie bevatten
Welke gebruikers toegang hebben tot informatie die niet bij hun functie past
Of gevoeligheidsclassificaties correct en consistent zijn toegepast
Welke aanpassingen nodig zijn voordat je Copilot veilig kunt implementeren in jouw organisatie

Een audit is geen luxe, maar een logische eerste stap. Zonder dit inzicht loop je het risico dat Copilot bij de introductie direct gevoelige informatie zichtbaar maakt voor medewerkers die er niets mee te maken hebben.

Welke Copilot-instellingen beheer je als IT-administrator?

Als IT-administrator beheer je Copilot-instellingen via het Microsoft 365-beheercentrum en Microsoft Entra. Je bepaalt wie toegang krijgt tot Copilot, welke functies beschikbaar zijn en hoe de tool omgaat met gevoelige gegevens. De kerninstelling is de licentietoewijzing: alleen gebruikers met een actieve Copilot-licentie kunnen de uitgebreide AI-functies gebruiken.

Naast licentietoewijzing beheer je als administrator onder meer:

Pluginbeheer: je bepaalt welke Copilot-plugins en -connectoren medewerkers mogen activeren
Toegang tot webinhoud: je kunt instellen of Copilot ook informatie van buiten de organisatie mag ophalen
Auditlogboeken: via het Microsoft Purview-complianceportaal kun je bijhouden welke Copilot-interacties hebben plaatsgevonden
Gevoeligheidsbeleid: in combinatie met Purview stel je in hoe Copilot omgaat met gelabelde inhoud
Gebruikersrapportages: het beheercentrum biedt inzicht in hoe en hoe vaak Copilot wordt gebruikt binnen de organisatie

Daarnaast is Role Based Access Control (RBAC) een belangrijk beheermiddel. Via RBAC in Microsoft Entra koppel je gebruikers aan de juiste groepen en rollen, zodat Copilot automatisch alleen toegang heeft tot de informatie die bij die rol hoort. Een goed ingerichte RBAC-structuur is de meest effectieve manier om te voorkomen dat Copilot informatie toont aan de verkeerde personen.

Hoe IC-Automatisering helpt met het veilig implementeren van Copilot

Een veilige Copilot-implementatie begint bij een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving. Wij begeleiden organisaties in Zuidwest-Nederland door het volledige traject: van een grondige inventarisatie van de huidige rechtenstructuur tot de technische inrichting van toegangsbeleid, gevoeligheidsclassificaties en Copilot-instellingen.

Wat we daarbij concreet voor je doen:

Uitvoeren van een Copilot-readiness-analyse om risico’s in jouw omgeving in kaart te brengen
Inrichten van een correcte gebruikers- en toegangsrechtenstructuur via Microsoft Entra en RBAC
Adviseren over en implementeren van Microsoft Purview voor gevoeligheidsclassificaties
Begeleiden van medewerkers bij verantwoord gebruik van Copilot via trainingen en praktische afspraken
Doorlopend beheer en monitoring van de Microsoft 365-omgeving na implementatie

We gaan niet alleen aan de slag met de techniek. We zorgen er ook voor dat medewerkers begrijpen hoe ze Copilot slim en veilig kunnen gebruiken, zodat de tool daadwerkelijk waarde toevoegt aan het dagelijkse werk. Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Frequently Asked Questions

Hoe weet ik of mijn organisatie al een probleem heeft met te ruime toegangsrechten?

Een goede eerste indicatie is om in SharePoint te zoeken naar bestanden met gevoelige trefwoorden zoals ‘salaris’, ‘contract’ of ‘beoordeling’ via een account van een gewone medewerker. Als die bestanden zichtbaar zijn, is er vrijwel zeker een probleem. Daarnaast kun je via het Microsoft 365-beheercentrum en tools zoals SharePoint’s ‘Toegangsrapporten’ of Microsoft Purview Content Explorer een overzicht krijgen van welke bestanden breed gedeeld zijn. Een formele Copilot-readiness-audit geeft je het meest volledige en betrouwbare beeld.

Wat is de eerste stap die ik morgen al kan zetten om het risico te verkleinen?

Begin met het controleren en opschonen van deellinks in SharePoint en OneDrive. Ga naar het SharePoint-beheercentrum en filter op ‘Iedereen met de link’-koppelingen. Verwijder of beperk deze links voor bestanden met gevoelige inhoud en vervang ze door specifieke gebruikerstoegang. Dit is een concrete, directe actie die het risico op onbedoelde Copilot-onthullingen al aanzienlijk vermindert, zonder dat je de hele rechtenstructuur hoeft te herzien.

Heeft het zin om Copilot tijdelijk uit te schakelen terwijl we de rechtenstructuur opschonen?

Dat kan een verstandige keuze zijn, zeker als je weet dat de rechtenstructuur in jouw omgeving al langere tijd niet is gecontroleerd. Als IT-administrator kun je Copilot-licenties tijdelijk intrekken of de toegang beperken tot een kleine testgroep via het Microsoft 365-beheercentrum. Zo heb je de ruimte om de beveiliging op orde te brengen zonder dat medewerkers in de tussentijd onbedoeld toegang krijgen tot gevoelige informatie.

Kan een medewerker via Copilot ook salarisgegevens zien die in e-mails staan?

Ja, dat is zeker mogelijk. Copilot heeft toegang tot de volledige Microsoft 365-omgeving van de ingelogde gebruiker, inclusief e-mails in Outlook. Als een medewerker ooit een e-mail heeft ontvangen met salarisbijlagen, of als hij of zij toegang heeft tot een gedeeld postvak zoals een HR-mailbox, kan Copilot die informatie ophalen. Het is daarom belangrijk om niet alleen SharePoint en Teams te controleren, maar ook de toegangsrechten op gedeelde postvakken kritisch te bekijken.

Wat als medewerkers zelf gevoelige bestanden hebben opgeslagen in hun persoonlijke OneDrive?

Bestanden in de persoonlijke OneDrive van een medewerker zijn standaard alleen zichtbaar voor die medewerker zelf, tenzij ze actief gedeeld zijn. Copilot van die medewerker kan die bestanden dus wel ophalen, maar andere collega’s kunnen er niet bij. Het risico zit hier vooral in bestanden die onbewust breed gedeeld zijn, bijvoorbeeld via een ‘Iedereen met de link’-koppeling. Stel als organisatie beleid in via Microsoft Purview DLP om te voorkomen dat gevoelige bestanden überhaupt in OneDrive worden opgeslagen of gedeeld buiten de juiste kanalen.

Hoe vaak moet ik de toegangsrechten opnieuw controleren na de eerste opschoonactie?

Plan minimaal elk kwartaal een review in, en sowieso na elke significante organisatiewijziging zoals een reorganisatie, personeelswisseling op HR-niveau of de onboarding van een grote groep nieuwe medewerkers. Automatiseer waar mogelijk: gebruik Microsoft Entra Access Reviews om periodiek automatisch te controleren of gebruikers nog de juiste groepslidmaatschappen en rechten hebben. Zo voorkom je dat de rechtenstructuur opnieuw onbeheerd groeit na de initiële opschoonactie.

Zijn er specifieke Copilot-functies die een groter risico vormen dan andere?

Ja, met name de zoek- en samenvattingsfuncties van Copilot vormen het grootste risico, omdat die actief door bestanden en e-mails heen zoeken op basis van een zoekopdracht of vraag. Copilot in Teams en Copilot in SharePoint kunnen gericht worden ingezet om informatie te vinden die een gebruiker normaal gesproken nooit actief zou opzoeken. Minder risicovol zijn functies zoals het herschrijven van tekst of het samenvatten van een document dat de gebruiker zelf heeft geopend, omdat Copilot daar geen nieuwe bestanden bij opzoekt.