Hoe voorkomen we dat Copilot verouderde bestanden gebruikt?

Je voorkomt dat Copilot verouderde bestanden gebruikt door je Microsoft 365-omgeving goed in te richten: zorg voor een heldere SharePoint-structuur, activeer versiebeheer op documentbibliotheken en maak duidelijke afspraken over waar actuele bestanden worden opgeslagen. Zonder die basis grijpt Copilot terug op wat beschikbaar is, niet per se op wat correct is.

Dit probleem speelt bij veel organisaties die Copilot implementeren zonder eerst hun bestandsstructuur op orde te brengen. De AI-assistent werkt met de informatie waartoe hij toegang heeft, en als die informatie verouderd of slecht georganiseerd is, zijn de uitkomsten dat ook. De vragen hieronder geven je een concreet beeld van wat je kunt doen.

Waarom gebruikt Copilot soms verouderde bestanden?

Copilot gebruikt verouderde bestanden omdat hij zoekt op basis van toegankelijkheid en relevantie, niet op basis van actualiteit. Als meerdere versies van een document beschikbaar zijn, of als oude bestanden nog steeds de meest gevonden zijn op basis van naam of locatie, pakt Copilot die op. Hij maakt geen automatisch onderscheid tussen een definitieve versie en een concept uit vorig jaar.

Dit heeft twee oorzaken. Ten eerste raadpleegt Copilot de Microsoft 365-omgeving via Microsoft Graph, de onderliggende datalaag die verbinding maakt met SharePoint, OneDrive, Teams en Exchange. Graph indexeert wat beschikbaar is, maar rangschikt niet automatisch op versiedatum. Ten tweede werken veel organisaties met meerdere kopieën van hetzelfde bestand: een versie op een teamsite, een kopie in iemands persoonlijke OneDrive, en een oud exemplaar in een e-mailbijlage. Copilot kan al deze bronnen raadplegen.

Het gevolg is dat Copilot soms een document samenvat of er conclusies uit trekt die gebaseerd zijn op informatie die al maanden achterhaald is. Dat is geen fout van Copilot zelf, maar een gevolg van hoe de omgeving is ingericht.

Welke bestandstypen en locaties geven de meeste problemen?

De meeste problemen ontstaan bij Word-documenten, Excel-bestanden en PowerPoint-presentaties die op meerdere locaties zijn opgeslagen, met name in persoonlijke OneDrive-mappen of via e-mail gedeeld zijn. Bestanden die nooit zijn gearchiveerd of verwijderd, blijven zichtbaar voor Copilot, ook als ze al lang niet meer actueel zijn.

Locaties die regelmatig voor verwarring zorgen:

• Persoonlijke OneDrive-mappen: medewerkers bewaren hier vaak werkkopieën die nooit de definitieve status krijgen, maar wel vindbaar blijven.
• E-mailbijlagen: documenten die als bijlage zijn rondgestuurd, worden ook geïndexeerd en kunnen door Copilot worden gebruikt.
• Verlaten SharePoint-sites: projectsites die niet meer actief worden bijgehouden, bevatten vaak verouderde documenten die nooit zijn opgeruimd.
• Lokale schijven gesynchroniseerd via OneDrive: bestanden die via de OneDrive-synchronisatieclient zijn opgeslagen, zijn soms moeilijker te beheren dan bestanden die direct in SharePoint staan.

Bestandstypen zoals PDF’s zijn extra gevoelig, omdat ze vaak een momentopname zijn van een document dat sindsdien is bijgewerkt, maar waarvan de PDF-versie nooit is vervangen of gearchiveerd.

Hoe stel je versiebeheer in om Copilot actueel te houden?

Je stelt versiebeheer in via de instellingen van een SharePoint-documentbibliotheek. Activeer versiebeheer op elke bibliotheek die Copilot gebruikt, en stel in hoeveel versies worden bewaard. Copilot werkt dan altijd met de meest recente gepubliceerde versie van een bestand, terwijl oudere versies beschikbaar blijven als historisch overzicht.

Concrete stappen om versiebeheer in te richten:

1. Ga naar de documentbibliotheek in SharePoint.
2. Open Bibliotheekinstellingen en kies Versie-instellingen.
3. Schakel versiebeheer in en stel een maximum in voor het aantal bewaarde versies, bijvoorbeeld 10 of 20.
4. Overweeg verplicht uitchecken in te schakelen, zodat medewerkers een bestand actief moeten openen voordat ze wijzigingen kunnen opslaan.
5. Maak de kolom Gewijzigd op zichtbaar in de bibliotheekweergave, zodat medewerkers snel zien wanneer een bestand voor het laatst is bijgewerkt.

Versiebeheer lost het probleem niet volledig op als er nog steeds meerdere kopieën van hetzelfde bestand op verschillende locaties staan. Combineer versiebeheer daarom altijd met een heldere afspraak over waar de enige actuele versie van een document leeft.

Wat is de rol van SharePoint-structuur bij de nauwkeurigheid van Copilot?

Een goed ingerichte SharePoint-structuur is de belangrijkste factor voor de nauwkeurigheid van Copilot. Als documenten logisch zijn georganiseerd in duidelijke bibliotheken met consistente naamgeving, vindt Copilot sneller de juiste bestanden en is de kans kleiner dat hij grijpt naar een verouderde of irrelevante bron.

Praktische richtlijnen voor een Copilot-vriendelijke SharePoint-structuur:

• Werk met teamsites per afdeling of project, niet met één grote centrale bibliotheek waar alles door elkaar staat.
• Gebruik consistente bestandsnamen met een datum of versienummer, zodat de meest recente versie herkenbaar is.
• Archiveer verlopen documenten in een aparte archiefbibliotheek of -map die buiten de standaard zoekindex valt.
• Gebruik metadata en kolommen om documenten te labelen met status (concept, definitief, gearchiveerd), zodat Copilot context heeft bij het interpreteren van een bestand.
• Vermijd diepe mappenstructuren. Hoe dieper een bestand is weggestopt, hoe minder goed het wordt geïndexeerd.

Een rommelige SharePoint-omgeving geeft Copilot te veel ruis om doorheen te werken. De AI is zo goed als de structuur die eronder ligt.

Kunnen beheerders instellen welke bestanden Copilot wel of niet gebruikt?

Ja, beheerders kunnen via toegangsrechten en zoekindexinstellingen bepalen welke bestanden Copilot wel of niet raadpleegt. Copilot respecteert de bestaande machtigingen in Microsoft 365: als een gebruiker geen toegang heeft tot een bestand, gebruikt Copilot dat bestand ook niet voor die gebruiker. Beheerders kunnen daarnaast specifieke bibliotheken of sites uitsluiten van de zoekindex.

De belangrijkste beheermogelijkheden zijn:

• Toegangsrechten via Role Based Access Control (RBAC): zorg dat gevoelige of verouderde documenten alleen toegankelijk zijn voor wie ze echt nodig heeft. Copilot volgt deze rechten automatisch.
• Zoekindexering uitschakelen per site of bibliotheek: in het SharePoint-beheercentrum kun je aangeven dat bepaalde locaties niet worden geïndexeerd en dus niet door Copilot worden gebruikt.
• Sensitivity labels via Microsoft Purview: met vertrouwelijkheidslabels kun je documenten markeren en bepalen hoe Copilot ermee omgaat, met name voor gevoelige bedrijfsinformatie.
• Archiefbibliotheken buiten de index houden: verplaats verouderde documenten naar een archieflocatie die niet wordt meegenomen in de standaard Copilot-zoekresultaten.

Beheermogelijkheden zijn dus breed, maar vereisen een bewuste inrichting. Standaard heeft Copilot toegang tot alles waartoe een gebruiker rechten heeft, inclusief bestanden die al jaren niet zijn aangeraakt.

Hoe controleer je of Copilot de juiste bronnen gebruikt?

Je controleert welke bronnen Copilot gebruikt door te kijken naar de bronverwijzingen die Copilot toont bij zijn antwoorden. In de meeste Copilot-toepassingen binnen Microsoft 365 geeft de assistent aan op welke bestanden of berichten hij zijn antwoord baseert. Klik op die verwijzingen om te controleren of het om actuele en relevante documenten gaat.

Aanvullende controlemogelijkheden:

• Vraag Copilot expliciet naar de bron. Je kunt in de chat vragen: “Op welke documenten baseer je dit antwoord?” Copilot geeft dan een overzicht van de gebruikte bestanden.
• Controleer de datum van de genoemde bestanden. Als Copilot verwijst naar een document dat twee jaar oud is, weet je dat de informatie mogelijk niet meer klopt.
• Gebruik Microsoft Search Logs in het beheercentrum om inzicht te krijgen in welke content het meest wordt gevonden en gebruikt binnen de organisatie.
• Test met bekende vragen. Stel Copilot vragen waarvan je het juiste antwoord al kent, en controleer of hij de goede bron gebruikt. Dit is een eenvoudige manier om de kwaliteit van de indexering te toetsen.

Broncontrole is geen eenmalige actie. Maak er een gewoonte van om regelmatig te checken of Copilot nog steeds de meest actuele documenten raadpleegt, zeker na grote wijzigingen in de bestandsstructuur of na het archiveren van content.

Hoe wij helpen met het goed implementeren van Copilot

Een goed werkende Copilot begint niet bij de licentie, maar bij een schone en goed ingerichte Microsoft 365-omgeving. Wij begeleiden organisaties door het hele traject, van de eerste inventarisatie tot een werkende en veilige implementatie.

Wat we daarbij aanpakken:

• Analyse van de huidige omgeving: we brengen in kaart hoe bestanden nu zijn georganiseerd en waar de knelpunten zitten voor Copilot.
• Inrichting van SharePoint en versiebeheer: we zorgen voor een structuur die Copilot in staat stelt om altijd de juiste en meest actuele informatie te vinden.
• Toegangsbeheer en beveiliging: via RBAC en sensitivity labels zorgen we dat Copilot alleen raadpleegt wat hij mag raadplegen.
• Adoptie en training: we begeleiden medewerkers zodat ze begrijpen hoe Copilot werkt en hoe ze de kwaliteit van de uitkomsten zelf kunnen controleren.
• Licentieadvies: we adviseren welke Microsoft Copilot-oplossing aansluit bij de behoeften en het abonnement van jouw organisatie.

Wil je weten hoe jouw organisatie Copilot veilig en effectief kan inzetten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Related Articles

• Kan onze ICT-partner Copilot voor ons beheren?
• Moeten we SharePoint opruimen voordat we Copilot aanzetten?
• Hoe bepalen we wie als eerste Copilot krijgt?
• Hoe zet je een effectief security awareness-programma op voor jouw team?
• Wat is netwerksegmentatie en hoe beschermt het jouw bedrijf bij een aanval?