Hoe zetten we Copilot aan in Teams en Outlook?

Leon Bovendeur · 09 okt 2026

Om Copilot in te schakelen in Teams en Outlook heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig die je via het Microsoft 365-beheercentrum aan gebruikers toewijst. Daarna activeer je de functionaliteit per applicatie. Dit geldt voor organisaties die Copilot gecontroleerd en veilig willen inzetten binnen hun bestaande Microsoft 365-omgeving. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het implementeren van Copilot in Teams en Outlook, stap voor stap.

Welke licentie heb je nodig om Copilot te gebruiken?

Om de volledige Microsoft 365 Copilot-functionaliteit te gebruiken, heb je een Microsoft 365 Copilot-add-onlicentie nodig, bovenop een bestaand Microsoft 365-abonnement zoals Business Standard, Business Premium of een Enterprise-plan. Zonder deze aanvullende licentie zijn de Copilot-functies in Teams en Outlook niet beschikbaar.

Er is een belangrijk onderscheid tussen twee varianten:

Copilot Chat – de basisvariant van Microsofts AI-assistent voor samenvatten, vragen beantwoorden en tekstverwerking. Dit is standaard inbegrepen bij een Microsoft 365 Business-licentie.
Microsoft 365 Copilot – de uitgebreide versie die diep integreert in Teams, Outlook, Word, Excel en andere Microsoft 365-applicaties. Dit is een betaalde add-on die per gebruiker wordt aangeschaft.

Controleer dus eerst welke licenties al actief zijn binnen je organisatie voordat je Copilot gaat inschakelen. Niet elke medewerker hoeft dezelfde licentie te hebben. Je kunt Copilot gericht toewijzen aan de medewerkers voor wie de meerwaarde het grootst is, zoals managers, projectleiders of medewerkers die veel vergaderen en e-mails verwerken.

Hoe schakel je Copilot in via het Microsoft 365-beheercentrum?

Je schakelt Copilot in via het Microsoft 365-beheercentrum (admin.microsoft.com). Daar wijs je de Copilot-licentie toe aan individuele gebruikers, waarna zij toegang krijgen tot de Copilot-functies binnen de ondersteunde applicaties.

Volg deze stappen:

Ga naar admin.microsoft.com en log in als globale beheerder of licentiebeheerder.
Navigeer naar Gebruikers > Actieve gebruikers.
Selecteer de gebruiker aan wie je de Copilot-licentie wilt toewijzen.
Klik op Licenties en apps en vink Microsoft 365 Copilot aan.
Sla de wijziging op. De licentie is direct actief.

Wil je Copilot voor meerdere gebruikers tegelijk inschakelen, dan kun je dit doen via groepsgebaseerd licentiebeheer in Azure Active Directory. Dat bespaart tijd bij grotere uitroltrajecten. Na de toewijzing kan het enkele minuten duren voordat de functies zichtbaar worden in de applicaties van de gebruiker.

Hoe zet je Copilot aan in Microsoft Teams?

Copilot in Microsoft Teams wordt automatisch beschikbaar zodra een gebruiker een geldige Copilot-licentie heeft. Er is geen aparte instelling nodig om Copilot in Teams aan te zetten, maar als beheerder kun je het gebruik wel beheren en beperken via het Teams-beheercentrum.

Dit kun je als beheerder instellen:

Ga naar het Microsoft Teams-beheercentrum (admin.teams.microsoft.com).
Navigeer naar Teams-apps > Beleid voor het instellen van apps.
Controleer of Copilot is opgenomen in het actieve beleid voor de betreffende gebruikersgroep.

Voor de eindgebruiker is het gebruik simpel. In een Teams-vergadering verschijnt automatisch een Copilot-knop in de werkbalk, mits de vergadering wordt opgenomen of transcriptie is ingeschakeld. Copilot kan dan tijdens of na de vergadering een samenvatting geven, actiepunten identificeren en vragen beantwoorden over wat er is besproken.

Let op: transcriptie moet zijn ingeschakeld om Copilot volledig te kunnen gebruiken in vergaderingen. Zonder transcriptie heeft Copilot geen toegang tot de gespreksinhoud en zijn de samenvattingsfuncties beperkt.

Hoe activeer je Copilot in Outlook?

Copilot in Outlook is beschikbaar zodra de Microsoft 365 Copilot-licentie is toegewezen. De functies verschijnen automatisch in de nieuwe versie van Outlook (ook wel “New Outlook” of de webversie via outlook.office.com). In de klassieke desktopversie van Outlook kan de beschikbaarheid afhangen van de versie en de update-instellingen van de organisatie.

Zo gebruik je Copilot in Outlook:

E-mail opstellen: Klik op het Copilot-icoon bij het opstellen van een bericht. Je kunt Copilot vragen een concept te schrijven op basis van een korte omschrijving.
E-mail samenvatten: Bij lange e-mailthreads biedt Copilot een knop om de conversatie samen te vatten, zodat je snel de kern begrijpt zonder alles te hoeven lezen.
Coaching: Copilot kan de toon, duidelijkheid en lengte van je e-mail beoordelen en suggesties geven ter verbetering.

Gebruik je nog de klassieke Outlook-desktopapplicatie, zorg dan dat de meest recente updates zijn geïnstalleerd. Microsoft rolt Copilot-functies gefaseerd uit, dus het kan zijn dat bepaalde functies later beschikbaar komen dan in de webversie.

Waarom is Copilot niet zichtbaar na het inschakelen?

Als Copilot niet zichtbaar is na het toewijzen van de licentie, heeft dat meestal een van deze oorzaken: de licentie is nog niet volledig gesynchroniseerd, de applicatie is niet bijgewerkt, of er is een beleidsinstelling die de weergave blokkeert. Dit zijn de meest voorkomende problemen en hoe je ze oplost.

Wacht 15 tot 30 minuten: Na het toewijzen van een licentie duurt het soms even voordat de wijziging is doorgevoerd in alle Microsoft 365-diensten. Laat de gebruiker opnieuw inloggen.
Controleer de applicatieversie: Zorg dat Teams en Outlook up-to-date zijn. Verouderde versies ondersteunen Copilot mogelijk niet.
Controleer het app-beleid in Teams: In het Teams-beheercentrum kan een beleid zijn ingesteld dat Copilot verbergt voor bepaalde gebruikersgroepen.
Controleer de regio-instellingen: Microsoft 365 Copilot is niet in alle regio’s of voor alle tenantconfiguraties direct beschikbaar. Controleer of de tenant voldoet aan de vereisten.
Gebruik de juiste Outlook-versie: Copilot werkt het betrouwbaarst in New Outlook of via de browser. Schakel over naar de webversie om te testen of de licentie correct is toegewezen.

Blijft het probleem bestaan, dan is het verstandig om de licentietoewijzing te verwijderen en opnieuw in te stellen, of contact op te nemen met de Microsoft 365-beheerder van de organisatie.

Wat kan Copilot doen in Teams en Outlook?

Microsoft 365 Copilot ondersteunt medewerkers bij schrijven, samenvatten, analyseren en het verwerken van informatie. In Teams en Outlook zijn de toepassingen direct merkbaar in het dagelijkse werk.

Copilot in Teams

Vergaderingen samenvatten: Copilot maakt een samenvatting van de vergadering met actiepunten en besluiten.
Gemiste vergaderingen bijhouden: Wie te laat aansluit, kan Copilot vragen wat er tot dan toe is besproken.
Chatgesprekken doorzoeken: Copilot helpt bij het terugvinden van informatie in lange Teams-chatthreads.
Vragen stellen over gespreksinhoud: Je kunt Copilot vragen wie een bepaalde taak op zich heeft genomen of wat de conclusie was van een discussie.

Copilot in Outlook

E-mails opstellen: Geef een korte instructie en Copilot schrijft een concept-e-mail in de gewenste toon.
Lange e-mailthreads samenvatten: Begrijp de kern van een uitgebreide correspondentie in één oogopslag.
Antwoorden voorstellen: Copilot stelt passende antwoorden voor op basis van de inhoud van de ontvangen e-mail.
Toon en stijl verbeteren: Laat Copilot een concept beoordelen op professionaliteit, duidelijkheid en beknoptheid.

De tijdswinst zit hem in de combinatie van al deze functies. Medewerkers die dagelijks veel vergaderen en e-mails verwerken, kunnen met Copilot aanzienlijk efficiënter werken zonder dat de kwaliteit van de communicatie afneemt.

Hoe IC-Automatisering helpt met Copilot implementeren

Het technisch inschakelen van Copilot is een eerste stap, maar een succesvolle implementatie vraagt meer dan alleen het toewijzen van licenties. We begeleiden organisaties van begin tot eind bij het implementeren van Copilot op een manier die aansluit bij de dagelijkse praktijk en de beveiliging van bedrijfsgegevens waarborgt.

Onze aanpak omvat:

Inventarisatie van de huidige Microsoft 365-omgeving en de licentiesituatie.
Advies over licentiekeuze – welke medewerkers hebben baat bij de volledige Copilot-licentie en voor wie volstaat Copilot Chat?
Veilige inrichting van de Microsoft 365-omgeving, inclusief toegangsrechten, informatiebeveiliging en privacyafspraken.
Adoptietraject met praktische trainingen, floorwalking en e-learnings, zodat medewerkers Copilot ook daadwerkelijk slim en effectief inzetten.
Doorlopende begeleiding na de livegang, met evaluatie van het gebruik en advies over verdere optimalisatie.

Wil je weten hoe Copilot past binnen jouw organisatie en wat er nodig is om het goed in te richten? Neem contact op en we kijken samen naar de mogelijkheden.

Frequently Asked Questions

Kan ik Copilot ook testen voordat ik licenties aanschaf voor de hele organisatie?

Ja, Microsoft biedt regelmatig proeflicenties aan voor Microsoft 365 Copilot. Via het Microsoft 365-beheercentrum kun je onder ‘Facturering > Services aanschaffen’ zoeken naar een Copilot-proefversie. Zo kun je Copilot eerst uittesten met een kleine groep medewerkers — bijvoorbeeld een pilotgroep van vijf tot tien gebruikers — voordat je een bredere uitrol besluit. Dit is meteen een goede manier om adoptie te testen en feedback te verzamelen.

Heeft Copilot toegang tot alle bedrijfsgegevens van onze organisatie, en hoe zit het met de privacy?

Copilot heeft alleen toegang tot de gegevens waartoe de betreffende gebruiker zelf ook toegang heeft binnen Microsoft 365 — niet meer en niet minder. Microsoft verwerkt de gegevens binnen de grenzen van de bestaande Microsoft 365-beveiligings- en compliancekaders, en gebruikt de bedrijfsgegevens niet om de AI-modellen te trainen. Toch is het verstandig om vóór de uitrol de toegangsrechten en gevoeligheidslabels binnen je Microsoft 365-omgeving goed in te richten, zodat medewerkers via Copilot niet onbedoeld toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is.

Werkt Copilot ook in Teams-vergaderingen met externe deelnemers?

Ja, Copilot kan ook worden gebruikt in vergaderingen met externe deelnemers, mits transcriptie is ingeschakeld voor de vergadering. Houd er rekening mee dat externe deelnemers een melding krijgen dat de vergadering wordt opgenomen of getranscribeerd — dit is een wettelijke vereiste. Als organisatie kun je via het Teams-beheercentrum beleid instellen over wanneer en voor wie transcriptie automatisch wordt gestart, zodat je grip houdt op dit proces.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij de uitrol van Copilot die we beter kunnen vermijden?

Een veelgemaakte fout is het uitrollen van Copilot zonder een adoptietraject: licenties worden toegewezen, maar medewerkers weten niet hoe ze de tool effectief kunnen inzetten, waardoor het gebruik achterblijft. Een andere valkuil is het negeren van de informatiebeveiliging vóór de uitrol — als toegangsrechten niet goed zijn ingericht, kan Copilot onbedoeld gevoelige informatie toegankelijk maken. Zorg daarom altijd voor een combinatie van technische voorbereiding, heldere communicatie naar medewerkers en praktische training.

Kunnen medewerkers Copilot ook gebruiken op hun mobiele apparaat in de Teams-app?

Ja, Copilot is ook beschikbaar in de mobiele Teams-app op iOS en Android, mits de gebruiker over een geldige Microsoft 365 Copilot-licentie beschikt en de app up-to-date is. De beschikbare functies op mobiel kunnen iets beperkter zijn dan op de desktopversie, maar basisfuncties zoals het opvragen van vergadersamenvattingen en het doorzoeken van chatgesprekken zijn ook onderweg te gebruiken. Microsoft breidt de mobiele functionaliteit regelmatig verder uit.

Hoe meet ik of Copilot daadwerkelijk waarde oplevert voor onze organisatie?

Microsoft biedt via de ‘Copilot Dashboard’ in Viva Insights inzicht in het gebruik van Copilot binnen de organisatie, zoals hoeveel medewerkers de tool actief gebruiken en voor welke taken. Daarnaast kun je kwalitatieve feedback verzamelen via korte enquêtes of gesprekken met de pilotgroep om te meten of medewerkers tijdwinst ervaren en de kwaliteit van hun werk verbeterd zien. Stel vooraf concrete doelstellingen vast — zoals minder tijd kwijt aan e-mailverwerking of kortere vergaderverslagen — zodat je de resultaten objectief kunt evalueren.

Wat gebeurt er met de Copilot-functies als een licentie wordt ingetrokken of niet verlengd?

Zodra een Microsoft 365 Copilot-licentie wordt ingetrokken, verliest de gebruiker direct toegang tot alle Copilot-functies in Teams, Outlook en andere Microsoft 365-applicaties. Eerder gegenereerde samenvattingen of concepten die de gebruiker zelf heeft opgeslagen, blijven gewoon beschikbaar in de betreffende applicatie. De basislicentie voor Microsoft 365 blijft uiteraard actief, zodat de gebruiker gewoon kan blijven werken — alleen de AI-functionaliteit valt weg.