Moeten onze documenten eerst naar SharePoint?

Leon Bovendeur · 15 okt 2026

Nee, je hoeft niet alle bestaande documenten naar SharePoint te verplaatsen voordat je ermee aan de slag gaat. De meest praktische aanpak is om te starten met nieuwe documenten en actieve projecten, en bestaande bestanden stapsgewijs te migreren op basis van relevantie en gebruik. Welke keuzes je daarbij maakt en hoe je dat slim aanpakt, leggen we hieronder stap voor stap uit.

Wat gebeurt er met bestaande documenten als je SharePoint invoert?

Bestaande documenten blijven gewoon staan op de plek waar ze nu staan. SharePoint vervangt je huidige opslag niet automatisch. Je kiest zelf welke bestanden je verplaatst, wanneer je dat doet en in welke volgorde. Niets verdwijnt zonder dat je daar actief een beslissing over neemt.

Wat wel verandert, is dat medewerkers twee omgevingen naast elkaar hebben totdat de migratie is afgerond. Dat vraagt om duidelijke afspraken: waar sla je nieuwe bestanden op, en hoe ga je om met documenten die nog op de oude schijf staan? Zonder heldere richtlijnen ontstaan er snel dubbele versies of raakt het overzicht zoek.

Een gecontroleerde migratie voorkomt dat probleem. Je werkt dan met een helder plan: welke mappen gaan als eerste naar SharePoint, wie is verantwoordelijk voor het opschonen van oude bestanden, en hoe communiceer je dat naar medewerkers?

Moeten alle documenten naar SharePoint of alleen nieuwe?

Je hoeft niet alle documenten naar SharePoint te verplaatsen. Een realistische aanpak is: nieuwe documenten altijd in SharePoint opslaan, actieve projecten zo snel mogelijk migreren, en archiefdocumenten alleen als er een concrete reden voor is. Volledige migratie is een doel, geen vereiste op dag één.

Denk bij de selectie aan drie categorieën:

Actief gebruik: documenten waar medewerkers dagelijks of wekelijks aan werken. Deze migreer je als eerste, zodat samenwerking via SharePoint direct voordeel oplevert.
Incidenteel gebruik: bestanden die af en toe worden geraadpleegd. Migreer deze in een tweede fase, na een opschoonslag.
Archief: documenten die je bewaart voor compliance of historische referentie, maar zelden opent. Overweeg of SharePoint hier de juiste plek is, of dat een apart archiefsysteem beter past.

Een gefaseerde aanpak werkt beter dan alles tegelijk overzetten. Je geeft medewerkers de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze, en je voorkomt dat een enorme hoeveelheid rommelige bestanden één op één wordt overgezet zonder opschoning.

Wat is het verschil tussen SharePoint en een gewone gedeelde schijf?

Het belangrijkste verschil is dat SharePoint een actief samenwerkingsplatform is, terwijl een gedeelde schijf simpelweg een opslaglocatie is. Op een gedeelde schijf sla je bestanden op en open je ze. In SharePoint werk je er samen aan, beheer je versies en koppel je documenten aan processen, teams en communicatie.

Wat een gedeelde schijf doet

Een gedeelde schijf geeft medewerkers toegang tot bestanden via het netwerk. Dat werkt prima zolang iedereen op kantoor werkt en niemand tegelijk hetzelfde bestand bewerkt. Zodra medewerkers thuiswerken, meerdere mensen in hetzelfde document werken of je versies wilt bijhouden, schiet een gedeelde schijf tekort.

Wat SharePoint toevoegt

SharePoint biedt versiebeheer, zodat je altijd kunt terugkeren naar een eerdere versie van een document. Meerdere mensen kunnen tegelijk in hetzelfde bestand werken via de integratie met Microsoft 365. Toegangsrechten stel je in op team-, map- of documentniveau. En via de koppeling met Microsoft Teams en tools als Copilot voor jouw organisatie wordt SharePoint onderdeel van een bredere, intelligente werkomgeving.

Hoe lang duurt een documentmigratie naar SharePoint?

Een documentmigratie naar SharePoint duurt gemiddeld enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de hoeveelheid bestanden, de staat van de huidige mappenstructuur en hoeveel opschoning er nodig is. Een kleine organisatie met een overzichtelijke schijf kan in twee à drie weken migreren. Grotere organisaties met jaren aan geaccumuleerde bestanden rekenen op twee tot vier maanden.

De technische overdracht van bestanden is vaak het snelste deel. Wat meer tijd kost:

Het opschonen van dubbele, verouderde of irrelevante bestanden vóór de migratie
Het ontwerpen van een logische mappenstructuur in SharePoint die aansluit op hoe teams werken
Het instellen van de juiste toegangsrechten per team of afdeling
Het begeleiden van medewerkers zodat zij de nieuwe omgeving ook daadwerkelijk gaan gebruiken

Plan de migratie daarom niet als een eenmalige technische actie, maar als een project met voorbereiding, uitvoering en nazorg.

Welke documenten zijn niet geschikt voor SharePoint?

De meeste zakelijke documenten passen prima in SharePoint, maar er zijn uitzonderingen. Bestanden die zijn gekoppeld aan specifieke branchesoftware zoals een boekhoudpakket, ERP-systeem of CAD-applicatie horen doorgaans in die applicatie zelf, niet in SharePoint. Hetzelfde geldt voor bestanden met strikte compliance-eisen die een gecertificeerde archiefomgeving vereisen.

Denk ook aan:

Zeer grote mediabestanden zoals ruwe videoproducties of hoge-resolutieontwerpbestanden. SharePoint heeft opslaglimieten en is niet geoptimaliseerd als mediabeheerplatform.
Sterk geautomatiseerde workflows die draaien op een lokale server of specifieke bestandslocatie. Die vereisen soms een andere integratiestrategie voordat migratie zinvol is.
Bestanden met bijzondere privacygevoeligheid, zoals medische dossiers in de zorg, die mogelijk een aanvullende beveiligingslaag of een NEN 7510-gecertificeerde omgeving vereisen.

De vuistregel: als een bestand primair leeft binnen een andere applicatie, laat het daar dan staan en overweeg een koppeling in plaats van een verplaatsing.

Wie is verantwoordelijk voor de inrichting van SharePoint?

De inrichting van SharePoint is een gedeelde verantwoordelijkheid. De ICT-partner of beheerder richt de technische omgeving in, maar de organisatiestructuur, de naamgeving van mappen en de rechtenstructuur komen voort uit de organisatie zelf. Zonder input van de mensen die dagelijks met de bestanden werken, ontstaat er een technisch correcte maar praktisch onbruikbare omgeving.

Verdeel de verantwoordelijkheden concreet:

ICT-beheerder of partner: technische inrichting, beveiliging, koppeling met Microsoft 365, migratiescript en beheer
Projectleider of proceseigenaar binnen de organisatie: beslissingen over mappenstructuur, toegangsrechten en welke bestanden worden gemigreerd
Teamleiders of afdelingshoofden: opschonen van hun eigen bestanden en begeleiden van medewerkers in de nieuwe werkwijze

Zonder een interne eigenaar die knopen doorhakt over de structuur, loopt een SharePoint-implementatie vast op eindeloze discussies over hoe mappen moeten heten of wie toegang krijgt tot wat. Wijs die rol vroeg aan.

Hoe IC-Automatisering helpt met SharePoint en documentmigratie

We begeleiden organisaties in Zuidwest-Nederland van begin tot eind bij de overstap naar SharePoint als onderdeel van een moderne werkplek. Dat begint niet met het overzetten van bestanden, maar met een inventarisatie van je huidige situatie: welke bestanden heb je, hoe werken je teams, en welke structuur past bij jouw organisatie?

Wat we concreet doen:

Inventarisatie van de huidige opslagomgeving en mappenstructuur
Advies over fasering: wat migreer je wanneer, en wat laat je staan
Technische inrichting van SharePoint, inclusief rechtenstructuur en koppeling met Microsoft 365
Begeleiding van medewerkers bij de nieuwe werkwijze, zodat adoptie geen struikelblok wordt
Doorlopend beheer en ondersteuning na de oplevering

We kijken daarbij verder dan SharePoint alleen. Wanneer de documentomgeving goed staat, opent dat ook de deur naar slimmere toepassingen zoals Copilot implementeren binnen Microsoft 365, waarmee medewerkers nog efficiënter kunnen werken met de informatie die al in SharePoint staat.

Wil je weten wat een documentmigratie voor jouw organisatie concreet betekent? Neem contact op en we brengen samen jouw situatie in kaart.

Frequently Asked Questions

Kan ik SharePoint ook gebruiken als mijn medewerkers geen technische achtergrond hebben?

Ja, SharePoint is ook geschikt voor niet-technische gebruikers. De interface lijkt sterk op vertrouwde Microsoft-tools zoals Word en Outlook, wat de drempel verlaagt. Het is wel belangrijk om medewerkers actief te begeleiden bij de introductie: een korte training of een duidelijke handleiding met de basishandelingen maakt een groot verschil in hoe snel mensen de nieuwe werkwijze adopteren.

Wat als medewerkers gewoon blijven opslaan op de oude schijf tijdens de migratie?

Dit is een veelvoorkomend probleem en het beste voorkom je het door duidelijke afspraken te maken vóór de migratie start. Communiceer helder welke locatie de nieuwe standaard is en zorg dat de nieuwe SharePoint-omgeving makkelijker toegankelijk is dan de oude schijf. Overweeg ook om de schrijfrechten op de oude schijf gefaseerd in te trekken zodra de migratie van een afdeling is afgerond, zodat er geen verwarring ontstaat over waar de ‘waarheid’ staat.

Hoe ga ik om met documenten die meerdere afdelingen tegelijk gebruiken?

Gedeelde documenten zijn een van de lastigste onderdelen van een migratie. De beste aanpak is om één afdeling als ‘eigenaar’ van het document aan te wijzen en het bestand op te slaan in de SharePoint-omgeving van die afdeling. Andere afdelingen krijgen dan leesrechten of bewerkingsrechten via de rechtenbeheerstructuur in SharePoint. Zo voorkom je dat hetzelfde document op meerdere plekken wordt opgeslagen en er toch weer dubbele versies ontstaan.

Wat kost een documentmigratie naar SharePoint gemiddeld?

De kosten variëren sterk en hangen af van de hoeveelheid data, de complexiteit van de huidige structuur en hoeveel begeleiding er nodig is. Naast de Microsoft 365-licentiekosten zijn er doorgaans kosten voor de technische inrichting, de daadwerkelijke migratie en de gebruikersbegeleiding. Een gefaseerde aanpak helpt om de kosten te spreiden: je begint met de meest actieve documenten en breidt daarna stapsgewijs uit.

Verlies ik bestanden als er iets misgaat tijdens de migratie?

Bij een goed uitgevoerde migratie worden bestanden gekopieerd naar SharePoint en niet direct verwijderd van de bronlocatie. De originele bestanden blijven dus beschikbaar totdat je bewust besluit de oude omgeving op te ruimen. Daarnaast biedt SharePoint zelf versiebeheer en is Microsoft 365 voorzien van back-upmogelijkheden, wat een extra vangnet biedt als er iets onverwachts gebeurt.

Heeft de grootte van mijn organisatie invloed op hoe ik SharePoint het beste inricht?

Ja, de schaal van je organisatie bepaalt mede de aanpak. Kleine organisaties met een beperkt aantal teams kunnen volstaan met een eenvoudige structuur van een paar SharePoint-sites. Grotere organisaties met meerdere afdelingen, vestigingen of projectteams hebben baat bij een doordachte hubstructuur waarbij sites met elkaar zijn verbonden. Het is verstandig om de inrichting te laten meegroeien met de organisatie: begin eenvoudig en breid uit naarmate de behoefte duidelijker wordt.

Kan SharePoint ook worden ingezet voor externe samenwerking met klanten of partners?

Ja, SharePoint ondersteunt gastgebruikers, waardoor je externe partijen zoals klanten, leveranciers of freelancers tijdelijk toegang kunt geven tot specifieke mappen of documenten. Je bepaalt zelf wat zij kunnen zien en bewerken, en je kunt de toegang op elk moment intrekken. Dit maakt SharePoint ook geschikt als gedeelde werkruimte voor projecten waarbij meerdere organisaties betrokken zijn, zonder dat externe partijen toegang krijgen tot de rest van je omgeving.